사회초년생을 위한 전화 대신 받는 법, 직장인 필수 매너의 모든 것

첫 출근 후 가장 당황스러운 순간, 바로 '전화 대신 받기'입니다. 2025년 직장 커뮤니티 블라인드에 따르면, 신입사원이 겪는 업무 난관 1위가 바로 '상사의 전화를 대신 받는 상황'이라고 합니다. Z세대 직장인들은 어릴 때부터 메신저와 문자로 소통해 왔기에, 갑작스러운 유선 전화는 그야말로 공포 그 자체죠. 하지만 전화 대신 받기는 여전히 직장 내 기본 매너이자, 첫인상을 좌우하는 중요한 스킬입니다. 오늘은 사회초년생이라면 반드시 알아야 할 전화 대신 받는 법을 낱낱이 파헤쳐 보겠습니다.

회사 생활의 기초, 전화 받기 

MZ세대 입사자가 늘면서, 전화 응대 교육이 기업 신입 연수의 핵심 과정으로 재부상했습니다. 과거엔 당연하게 여겨졌던 전화 매너가 이제는 '배워야 하는 기술'이 된 것이죠. 실제로 인사담당자들은 "전화를 잘 받는 신입사원이 업무 적응도 빠르다"고 입을 모읍니다. 상대방의 목소리 톤을 파악하고, 실시간으로 정보를 정리하며, 정확하게 전달하는 능력은 업무 전반의 기초 체력이기 때문입니다.

디지털 네이티브 세대에게 음성 통화는 낯설지만, 직장에서는 여전히 빠르고 정확한 소통 수단입니다. 카카오톡이나 이메일로는 전달하기 어려운 급한 용건, 복잡한 맥락, 미묘한 뉘앙스는 전화가 최고죠. 그래서 전화 대신 받기를 제대로 익혀두면, 상사와 동료들에게 '믿을 만한 사람'이라는 인상을 심어줄 수 있습니다.

전화 대신 받기, 기본 프로세스 3단계

1단계: 3번 벨 이내에 수화기를 들고 정중하게 인사합니다. "안녕하십니까, OO회사 OO팀 OO입니다"라고 또박또박 밝은 목소리로 시작하세요. 여기서 핵심은 '회사명 + 부서명 + 본인 이름' 순서입니다. 이 한 문장만으로도 상대방은 자신이 제대로 연결됐다는 안도감을 느낍니다.

2단계: 상대방의 소속과 성함을 확인한 뒤, 찾으시는 분이 부재 중임을 정중히 알립니다. "죄송합니다만, 지금 자리에 안 계십니다" 대신 "현재 외근(회의) 중이십니다"라고 구체적으로 말하면 더욱 신뢰감을 줍니다. 이때 "제가 전달 도와드릴까요?" 혹은 "메모 남겨드릴까요?"라고 자연스럽게 제안하는 것이 포인트입니다.

3단계: 상대방의 용건을 메모하며, 복창해서 확인합니다. "OO회사 김OO 과장님, 내일 오전 10시 미팅 일정 확인 요청 건, 정확히 전달드리겠습니다"라고 정리하면 실수를 방지할 수 있습니다. 메모지에는 날짜, 시간, 발신자 정보, 용건, 연락처를 빠짐없이 적어두세요.

실수하지 않는 전화 대신 받기 체크리스트

전화 대신 받을 때 가장 흔한 실수는 '상대방 정보를 제대로 받지 않는 것'입니다. 이름을 잘못 듣거나, 회사명을 빠뜨리면 나중에 팀장님께 전달할 때 곤란해집니다. 그래서 "성함을 한 번 더 여쭤봐도 될까요?"라고 정중히 확인하는 습관이 중요합니다. 상대방도 충분히 이해해 줍니다.

또 하나 놓치기 쉬운 것은 '긴급도 파악'입니다. "급하신 용건이신가요?" 한마디 물어보면, 상대방의 답변에 따라 즉시 상사에게 문자나 메신저로 알려드릴지 판단할 수 있습니다. 이런 센스 있는 대응이 바로 '일 잘하는 신입'의 첫걸음입니다.

메모를 남길 때는 형식을 통일하면 실수가 줄어듭니다. 예를 들어 "일시 / 발신자(회사명, 직급, 성함) / 연락처 / 용건 / 회신 요청 여부"를 항상 같은 순서로 적는 습관을 들이세요. 정리된 메모는 상사에게도 한눈에 이해되고, 본인도 나중에 확인하기 쉽습니다. 포스트잇보다 좀 더 체계적으로 관리하고 싶다면, 전화 메시지 전용 메모패드나 업무용 노트를 활용하는 것도 좋은 방법입니다. 쿠팡 베스트셀러 중에서는 전화 메시지 양식이 인쇄된 메모지가 실용적이라는 평가를 받고 있습니다.

전화 대신 받기 고급 팁, 한 단계 업그레이드

전화를 끊기 전 "제가 정확히 전달드리겠습니다"라는 한마디는 신뢰를 배가시킵니다. 상대방 입장에서는 '이 사람이 제대로 전달해 줄까?' 불안할 수 있거든요. 확신을 주는 말투는 회사 이미지까지 좌우합니다.

상사가 자리에 복귀하시면, 메모를 건네며 구두로도 한 번 더 요약해 드리세요. "팀장님, OO회사 김 과장님께서 내일 오전 10시 미팅 확인 요청하셨습니다"라고 간결하게 전달하면, 팀장님은 메모를 보지 않아도 상황을 파악할 수 있습니다. 이렇게 이중으로 전달하는 것이 프로의 자세입니다.

전화 응대가 서툰 초기에는, 먼저 전화 받는 선배의 멘트를 몰래 메모해 두는 것도 꿀팁입니다. "어떻게 말씀드리면 자연스러울까?" 고민될 때, 실전 예시만큼 좋은 스승은 없습니다.

앞으로의 직장 생활, 전화 매너가 경쟁력이다

비대면 업무가 늘어나면서도, 전화 응대의 중요성은 오히려 커지고 있습니다. 화상회의와 메신저가 일상화됐지만, 긴급한 상황에서는 여전히 전화가 가장 빠르고 확실한 수단이기 때문입니다. 특히 클라이언트나 협력사와의 첫 접점이 전화인 경우가 많아, 신입사원의 전화 매너는 곧 회사의 첫인상이 됩니다.

전화 대신 받기를 잘하는 것은 단순한 스킬이 아니라, '상대를 배려하는 태도'를 보여주는 행동입니다. 정확한 정보 전달, 정중한 말투, 신속한 후속 조치까지, 이 모든 과정에서 신뢰가 쌓입니다. 이런 작은 습관이 모여 '함께 일하고 싶은 동료'로 자리매김하게 되는 것이죠.

사회초년생 여러분, 전화 한 통 제대로 받는 것부터 시작해 보세요. 처음엔 긴장되고 떨리지만, 몇 번 반복하다 보면 어느새 능숙하게 응대하는 자신을 발견할 겁니다. 전화 대신 받기는 직장 생활의 기본이자, 여러분의 성장을 보여주는 첫 무대입니다.